業務改善提案のためのやり方を徹底解説！これを見れば誰でも分かる！
こんにちは、さっちーです。
現在、就職先の会社でインターンに参加している大学４年女子です。
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私が全力でお答えします！！
はい、ということで、今回のテーマはこちら！！だだん！！！
〜『業務改善提案のためのやり方』〜
業務改善提案って社会人になったり、役職が上がったりすれば、遭遇するものじゃないのかなと思います。
業務改善提案は今あるものを変えていくわけですから、そんなに簡単に通るものじゃないと思うんです。
通すためには、十分な資料が必要だと思います。
そこで、今回は、業務改善提案するための準備段階のやり方の１つである「業務改善提案シート」をご紹介したいと思います。
早速内容に入りましょう。
業務改善提案とは
まずは、「業務改善提案とは何なのか」「必要なものは何なのか」をご紹介していきます。
その後、業務改善提案シートのご紹介に入りますので、読んでいただければと思います。
概要
業務改善提案とは、何なのか。
詳しく説明すると、自分の担当業務や部署単位だけでなく、会社全体の業務を、より効率的かつ効果的に進めるために改善することを、業務改善と言います。
また、何についてどのように改善するのかを提案することを改善提案と言います。
つまり、業務改善のアイデアを出すことです！
この提案は、上からの意見ではなく、現場で働いている社員が改善点を見つけて、提案していきます。
目的
業務改善提案の目的は、以下の２つです。
- 会社の成長につなげるため
- 個人の生産性を上がるため
会社の成長に繋がるのは当然ですね。
業務改善提案は、業務の効率化かつ効果的にするためにするものです。
また、個人の生産性が上がるのは、改善前に感じていた不満や不具合などのストレスが無くなるためです。
必要な手順
業務改善提案に必要なものは、業務改善提案書ですね。
では、その業務改善提案書の作成に必要な手順は、以下の通りです。
- 改善点の発見
- 改善策
- 簡易の業務提案書
いきなり、業務改善提案書は書けませんからね。
では、１つずつ簡単にご紹介していきます。
改善点の発見
まずは、業務の中から改善点を発見することですね。
改善する業務は、基本的に、「この業務は無理だよ」「この業務無駄だなぁ」「この業務の振り方はムラがあるなぁ」ってところにあります。
今の業務の中に思い当たるものはありませんか？
探すために有効なやり方に「ムリ・ムダ・ムラ」があります。
以前、これについてまとめてものがあるので、詳しくはこちらをご覧ください！
sacchimarketing.hatenablog.com
改善策
続いて、業務の中から浮かび上がった改善点の改善策を考えます。
この改善策を考えるのが難しいですよね。
選択肢としては、業務自体を廃止したり、どっかの工程を省いて業務削減したり、一つの工程をまとめて誰かが負担したり、逆に一つの工程を分散させたりなど、たくさんあります。
そのため難しそうに思われるのですが、実はやり方があるんです。
それがこの「ECRS」というやり方。
詳しくは、この下をクリックして読んでもらえたらと思いますが、簡単に言うと、各改善点に対して、可能性のある対処方法を、一つひとつ考えてみようというものです。
sacchimarketing.hatenablog.com
簡易の業務提案書
最後に、業務改善提案書を作成するために、改善点と改善策などを一度整理しますよね。
業務改善提案書には、ある程度決まったフォーマットがあると思いますが、改善案ができたからといっても、いきなりは書けないですよね。
そのため、提案書の前段階の、簡易の業務提案書を作ります。
それが、今回ご紹介する「業務改善提案シート」です。
ここに、改善点と改善策を書き出し、その改善策の効果や、かかるコストなどを整理していきます。
これがあれば、業務改善提案書もスムーズに準備できますね。
業務改善提案シートとは
ということで、ここからは、業務改善提案シートについてご紹介していきます！
「業務改善提案シートってどんなものなのか」「何のために使うのか」「どうやって使うのか」などを順にご紹介していきます。
概要
業務改善提案シートとは、現場のリアルな声を拾って、業務改善をしていくための手法です。
これに改善点・改善策・期待効果・かかるコストを記入することで、提案資料の一つとなります。
目的
業務改善提案シートの目的は、以下の通りです。
- 現場の声をもとに業務改善を行うため
- 改善提案をする際に活用するため
業務の改善点というのは、現場で働いている人しか分からないことがたくさんあります。
そのため、普段、資料作成に慣れてない人や現場の人でも、誰でも書けるように業務改善提案シートを使います。
また、業務改善提案シートは、提案資料としてそのまま使うこともできます。
方法
何となく、業務改善提案シートについて理解していただけたかなと思います。
ここからは、よりイメージ・理解してもらえるように、また、実際に使えるようになってもらうためにも、やり方をご紹介します。
シートの用意
まずは、シート（フォーマット）を用意します。
簡単なものなので、自作しても構いませんし、ダウンロードしたものでも構いませんし、私のをコピーしていただいても構いません。
こんな感じですね！
改善点（現状）を記入する
ここからは、シートの上から順に記入していきます。
改善点の欄には、改善する必要があると感じている業務内容を書き出します。
改善点を見つけにくい場合は、このやり方を使ってみてください。
sacchimarketing.hatenablog.com
書き出す際、以下の２点を意識します。
- 誰が見ても、「何がどのように問題なのか」が分かるように記入する
- 問題の原因まで記入する
こんな感じです！↓
改善策（改善内容）を記入する
続いて、先ほどあげた改善点を、どのように改善するのかという、改善策を書き出します。
改善策が考えにくい場合は、このやり方をやってみてください。
sacchimarketing.hatenablog.com
考える際、以下のことを意識します。
- 定量的な情報と定性的な情報の両側面から、具体的な内容を考える
こんな感じです！↓
期待できる効果を記入する
続いて、改善策を行うことで、得られるメリットを書き出します。
ここでは、以下の点を意識します。
- この提案を魅力的に感じてもらうための情報や、意思決定に必要となる情報を書き出す
ここが弱いと、提案が通りにくくなる可能性が高いので、しっかり書きましょう。
こんな感じです！↓
想定されるコストを記入する
最後に、提案内容を実施するためにかかるコスト（作業量やお金）が発生する場合は、想定されるコストを書き出します。
ここでは、以下の２点を意識します。
- 費用対効果が把握できるようになっていること
- どの程度の期間で改善可能になるのかという時間の目安
これで完成です！↓
まとめ
これはめちゃくちゃ使えると思いますし、めちゃめちゃ分かりやすい記事になったんじゃないかなと自分で思ってます。笑
業務改善なんて、私にはできないって思っている方も多いのではないでしょうか。
でも、この記事を読んだらできそうな気になりませんか？
コロナの影響で経済状況が心配されているからこそ、それぞれの企業が業務改善を行い、少しでもいい方向に経済が進んでいけばなと思います。
読んでいただきありがとうございました！
