ECRSってなに？業務効率化のための方法を徹底解説！
こんにちは、さっちーです。
現在、就職先の会社でインターンに参加している大学４年女子です。
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そして、就活生に向けたお悩み相談も行っています。
私が全力でお答えします！！
はい、ということで、今回のテーマはこちら！！だだん！！！
〜『ECRS』〜
「なにこれ？
どうやって読むの？」
これを見たときの第一印象ですね。笑
多分、なにかしらの頭文字を取った言葉なんでしょうけど、他にもいっぱいあってややこしい…。笑
ECRSは簡単にいうと、改善策を考えるときに使うみたいですよ。
これから、「具体的にどんなものなのか」「何のために使うのか」「どうやって使うのか」を順にご紹介していきます。
では、内容に入りましょう！
ECRSとは
今回、ご紹介するのは、ECRSです。
ECRSとは、業務を効率化するための改善策を考える方法です。
それでは、詳しい内容をご紹介していきます！
概要
ECRSとは、「Eliminate（取り除く）」「Combine（統合する）」「Rearrange（取り替える）」「Simplify（簡素化する）」の４単語の頭文字を取ったもので、イクルスと読みます。
この４つの切り口から改善策を考えていく手法です。
４つの切り口の中では、Eが最も改善効果が高く、C、R、Sの順に続くため、この順に改善策を考えていきます。
目的
ECRSとは、業務効率化のための改善策を考えるために使われます。
方法
では、順にECRSのやり方をご紹介します。
対象を決定する
まずは、効率化したい業務を決定しましょう。
例えば、プロジェクトごとだったり、部署ごとだったり、小さい規模の企業なら会社全体だったりなど。
どこの業務を効率化したいのか、明確に決めましょう。
業務の書き出し
続いて、対象業務を抽出します。
普段取り組んでいる業務を一覧で書き出します。
この時に、抜け漏れがないように注意して行うようにしましょう。
改善する必要のある業務の抽出
続いて、先ほど書き出した業務の中から、改善の必要がある業務を抽出します。
色々なやり方があると思いますが、「ムリ・ムダ・ムラ」というやり方を活用するのがおすすめです。
以前、その記事を書いたので、「まだ知らない」って方は、チェックしてみてください！
sacchimarketing.hatenablog.com
改善案を立案する
続いて、抽出した業務について、ECRSの切り口から改善案を考えます。
最初は、難しいことをあまり考えずにアイデア出しに専念しましょう。
そうやってアイデアを出すのかは、次から１つずつご紹介します。
Eliminate（取り除く）の案出しのポイント
まずは、４つの中のEliminateから始めます。
Eliminateでは、無駄な業務を取り除くことを考えます。
「よく考えたら必要ない業務はないか」という視点で、業務や工程を見直してみましょう。
各業務の目的や目標を改めて確認し照らし合わせてみると、無駄な業務が見えやすくなります！
また、いつも当たり前にやっている作業も習慣化しているだけで、それほど重要じゃないケースもあります。
業務そのものに影響しないと思われる「習慣」は、思い切ってやめてしまうのも１つのやり方です！
案の例として、以下のようなものが挙げられます。
- 電話対応をやめてチャット対応
- 報告書の有無の見直し
- 定例会議の廃止
- 会議の時間の短縮
- 会議の参加人数を絞る…
Combine（統合する）の案出しのポイント
続いて、Combineですね。
Combineでは、似ている作業を同時に進めたり、複数の作業を並行して進めることなどで、工数を減らすことを考えます。
また、業務同士をくっつけるだけでなく、類似した業務をする部署がいくつか存在した場合に、部署自体をくっつけることで、人員削減をするのも１つの手段です。
案の例として、以下のようなものが挙げられます。
- 問い合わせ対応を決定し、一元化
- 部門合同で実施
- 会議と定例会議を同時に開催
- 類似するデータをまとめる…
Rearrange（取り替える）の案出しのポイント
続いて、Rearrangeですね。
Rearrangeでは、業務に優先順位をつけて作業したり、作業の順番を入れ替えたりなどして、業務効率を改善できるかを考えます。
また、業務を細分化し、一部を委託したり、担当者を変更することも１つの手段です。
案の例として、以下のようなものが挙げられます。
- 対応時間を制限する
- 社内勉強会の運営を外注する
- 承認を得ないと先に進めない書類を先に作成し、承認待ちの間に他の作業をする…
Simplify（簡素化する）の案出しのポイント
４つの中で、最後は、Simplifyです。
Simplifyでは、作業の一部を簡素化しても作業自体に影響はないか、同じ成果を出せるのかを考えます。
複雑な作業は、一見全て大事に思えますが、無駄な作業を含んでいることがあります。
作業をシンプルにすることを目指せば、作業削減だけではなく、気持ちの面でも余裕が生まれます。
また、それにより、誰でも同じ品質で同じ業務をすることも期待できるようになります。
案の例として、以下のようなものが挙げられます。
- エクセルに関数を設定し、自動計算できるようにする
- 資料作成のテンプレを社内で共有し、統一する…
優先順位を決めて実施する
最後に、改善アイデアの中から実際に取り組むものを選択し、実行していきます。
やってダメだったものは、また見直し、うまくいったものは制度に導入するなどして、PDCAを回していきましょう。
これで、ECRSのやり方は以上になります！
下表は、ECRSでよく使われるシートです。
こんな形でやってみると、やりやすいですよ。
例を挙げてみると
ここまでECRSについてご紹介してきましたが、なかなかイメージしづらいと思います。
なので、例として、私の生活を見直すためにやってみたいと思います！
例：テーマ
テーマは、私の生活の見直しです！
じゃあ、早速やってみます！
例：業務の洗い出し
まず、業務の洗い出しというか、1日の行動を書き出します。
はい、大体こんな感じです！
例：改善点の抽出
続いて、改善点を抽出します。
「ムリ・ムダ・ムラ」で使ったものをそのまま使いますね。
ここまではやったものです！
例：改善案を考える
では、改善案を考えたいと思います！
こんな感じになりました〜
内容が被っているところが多々ありますが。笑
例：優先順位をつけ、実行する
最後に、優先順位をつけ、実行に移します。
- 朝食と弁当の準備を夜に済ませる
- 朝は温めて詰めるだけにして時短にする
- 夜のうちにできること（ゴミのまとめや部屋の片付けなど）を済ませて寝る
- 携帯の時間は30分と決めて使う
この順でやりたいと思います！
以上です。笑
まとめ
いざ改善策を考えようとすると、なかなか難しいですが、こういったやり方があると、少し取り組みやすくなりますね。
今まで知らなかったものでも、知った上で使ってみると、「めっちゃ便利じゃん」ってこと、よくあると思います。
食わず嫌いならぬ、「やらず嫌い」せず、いろんなものにチャレンジしてほしいなと思いますし、私自身、チャレンジし続けたいなと思います！
ということで、今回ご紹介したECRSを、業務効率化のためにぜひ、使ってみてほしいなと思います！
私は、せっかく例でやったので、生活を直していきたいと思います。笑
