業務棚卸を可視化することで改善への一歩を！やり方を徹底解説！

こんにちは、さっちーです。

現在、就職先の会社でインターンに参加している大学４年女子です。

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そして、就活生に向けたお悩み相談も行っています。

私が全力でお答えします！！

はい、ということで、今回のテーマはこちら！！だだん！！！

 〜『業務棚卸』〜

棚卸って言う言葉はよく聞いたことがあるんじゃないでしょうか。

スーパーやホームセンターのようなお店では、決算日に向けて棚卸が行われます。

だから棚卸といえば、全商品の在庫数をチェックして把握する…みたいなイメージですよね。

私もホームセンターでバイトしていた時がありましたが、めちゃめちゃ大変でした！

工具の釘とかを１つ１つ数えないといけなかったので…、もうやりたくないです。笑

そうじゃなくて。笑

その業務バージョンが業務棚卸というわけです。

今回は、「そもそも棚卸がどういうものなのか」「じゃあ、業務棚卸はどういうものなのか」そして、「業務棚卸はどうやるのか」の３点をご紹介します。

では、中身に入ります！

棚卸とは

では、まずはじめに、棚卸とは一体なんなのかを再確認していきます。

棚卸をしたことがない人の方が多いと思うので、業務棚卸をご紹介する前に、まずは、棚卸からご紹介して、簡単にイメージしてもらえたらと思います。

概要

棚卸とは、簡単にいうと、在庫管理です。

具体的には、決算日が近くなると、店舗にある商品の在庫を数えて、売上に対する商品原価を把握します。

目的

棚卸の目的は、コストの使い方を見直すためです。

在庫数から売上原価を把握することで、「この商品は発注を抑えよう」「この商品はもう少し多めに発注しよう」などと考えることができます。

方法

では、一般的な棚卸のやり方をご紹介しましょう。

例えば、以下のようなものが考えられます。

この場合、全部売れると、「500×100-30000」=20000円の利益が出ていました。

でも、在庫が出たので、この場合の売上総利益は、「売上（25000）-（仕入れ（30000）-在庫（15000）」＝10000円となります。

つまり、完売した場合と比較すると利益が半額になっていますね。

上記を全商品に対して行わなければいけません。

そりゃ大変でよね。笑

でも、これが非常に重要なんです！！

業務棚卸とは

ということで、棚卸についてご紹介しましたが、具体的なイメージに繋がったでしょうか。

それでは、本題の業務棚卸についてご紹介していきます！

概要

業務棚卸とは、存在する業務内容や業務の種類、どのくらい業務を行っているかを可視化することです。

それにより、以下のことが明確になります。

• どのような業務が存在しているか
• どれほどの時間や人材、コストをかけているか
• どのような手順で行っているか

目的

業務棚卸の目的は、以下の通りです。

• 非効率的な部分が丸見えにする
• 時期によってどこが忙しくなるのかを把握する

つまり、業務棚卸をすることで、より効率的かつ効果的な業務フローを目指すことができます。

方法

続いて、業務棚卸のやり方を順にご紹介します。

ここからご紹介するのは、「業務棚卸シート」と呼ばれるものです。

これを使うことで、業務内容を抜け漏れやダブりなく、可視化でき、チーム内で共有することができます。

では、順に見てみましょう〜

目的の設定

まず、はじめに、「何のために棚卸を行うのか」を明確にしておきます。

これを決めることで、調査範囲を絞ることができます。

間違えても、棚卸が目的にならないようにしましょう。

範囲を決める

続いて、先ほど決めた目標に合うように、調査範囲を決めます。

何を目的と決めたのかを念頭に置き、目的にずれないようにしましょう。

業務を洗い出す

続いて、各部門・各ポジションのメンバーが日々行っている業務を１つずつ紙に洗い出します。

１日の流れに沿って、洗い出すと抜け落ちやダブりといったミスがなくなりますよ。

また、洗い出す際には、回答対象となる人の規模に合わせて、ヒアリングやアンケートなどを用います。

フォーマット作成

業務を一覧化するためのフォーマットを作成します。

このツールじゃないとだめってことはありませんが、エクセルが一般的におすすめです。

下図のような感じで作成します。↓

ここで必要なのは、大・中・小項目に分けることです。

上図では、そのほかに工数や頻度の欄を用意していますが、ここは、担当者や難易度、必要人数など、目的に応じて設定するようにします。

業務項目を分類する

続いて、先ほど書き出した業務内容をジャンルなどで分類して整理します。

分類する際は、大・中・小項目に分けることを意識します。

また、ロジックツリー（問題をツリー上に分解し、ロジカルに原因や問題解決策を探す手法）と呼ばれるフレームワークのようなやり方がおすすめです。

業務項目をフォーマットに記入

続いて、先ほど分類した業務項目をフォーマットに記入していきます。

例えば、下図のような感じになるでしょうか。↓

残りの項目を記入

最後に、残った各項目に記入していきます。

全部記入し終えるとこんな感じになりますね。↓

これで業務棚卸シートは完成です！

完成した表から改善

完成したら終わりではありません。

作って満足が１番ダメなやつです！

完成した表を見ると、色々気づくことがあると思います。

例えば、こういうことでしょうか。

• この作業にこんなに時間かかっているんだ
• この業務いらないんじゃ…
• これは私じゃなくて〇〇さんがやったほうがいいな
• この業務は毎日じゃなくて、毎週にしてもいいな

こういうことに気づき、改善するまでが業務棚卸です。

全体から分かること

こうやって業務を可視化することで、様々なことが分かりますね。

• 業務にかかる時間やコスト
• 業務ごとに誰がどこまで担当しているのか
• 繁忙期や閑散期の把握…

業務棚卸でわかったことをどこまで改善につなげるかが、会社の将来に関わってきます。

「できた〜」ではなく、「ここだめじゃん」でもなく、「ここだめだからこう直そう」。

ここまでやりましょう！

例をあげてみると

ここまで業務棚卸のやり方をご紹介しましたが、具体例がないとなかなかイメージしづらいかと思います。

今から私が実際にやってみるので、イメージに繋げてもらえると嬉しいです。

例：テーマ

テーマは、私の１日の業務でやってみようと思います。

例：目的の設定と範囲決め

業務の把握と効率化を目的に考えたいと思います。

そのため、範囲は私が行っている業務全てにします。

例：業務を洗い出す

私の業務を時系列順に洗い出します。

私の１日はこんな感じです！↓

例：フォーマットの作成

フォーマットは以下を利用します。

目的が業務の把握と効率化なので、工数と頻度をフォーマットに入れています。

例：業務項目を分類し、記入

先ほど挙げた業務内容を整理・分類し、フォーマットに記入します。

これで業務棚卸シートは完成です。

これを見て気づいたことは以下の点です。

• DMにかかる時間をもう少し短くできないだろうか。
• もう少し分析面に時間をかけられないだろうか。…

上記の点を改善して、もう少し効率のいい業務をできるようにしていこうと思います。

まとめ

業務棚卸してないよって方はいますか？

ぜひ、やってください。

改善するためには、もちろんですが、誰がどの業務を担っているかが可視化されることで、担当者と直接やりとりできるので、無駄な時間を省くことができます。

昔と違い、頑張ったら評価される時代ではなくなってきました。

そのためにも、効率化は絶対です。

様々な目的がありますが、もし、効率化を図りたいと思っている人がいたら、まずは、業務の見直しからしてみてはいかがでしょうか？

ここまで読んでいただきありがとうございました。