業務フロー図の書き方を徹底解説！誰でもできるようになる！

こんにちは、さっちーです。

現在、就職先の会社でインターンに参加している大学４年女子です。

私のブログでは、就活やマーケティングに関することを発信しています。

また、Twitterでは、ブログ投稿のお知らせと、皆さんに伝えたい有益応報を中心に投稿しています。

そして、就活生に向けたお悩み相談も行っています。

私が全力でお答えします！！

はい、ということで、今回のテーマはこちら！！だだん！！！

〜『業務フロー図』〜

業務フロー図、初めて聞きましたが、なんとなくイメージはできますね。

んー、簡単に言うと、業務の流れを紙に書いたものでしょうか。

私はこの春から新社会人になりますが、そういう流れを書いた紙があるとわかりやすくていいなぁと思います。

と、ここまでは私の想像の範囲で話しましたが。笑

では、実際はどう言うものなのでしょうか？

業務フロー図の概要から目的、方法を図を用いながらご紹介していきます！

最後には例もご紹介するので、参考になると幸いです。

ということで、内容に入っていきましょう〜

業務フロー図とは

今回ご紹介するのは、業務フロー図です。

業務フロー図とは、業務の流れやつながりを可視化するための方法です。

では、詳しい内容をご紹介します。

概要

業務フロー図とは、業務の流れを図式化して視覚的に把握しやすくしたものです。

流れというのは、「どのような業務が存在して」いて、「誰が」「いつ」「何をきっかけに」「どのような判断に基づいて行われるのか」ということです。

目的

業務フロー図の目的は、以下の通りです。

• メンバー間に共通認識を持たせるため
• 再現性の高い業務に取り組むことができるため
• 新人や移動してきた社員の業務習得の教材となるため
• 外注やアウトソーシングの際の資料になるため

共通認識はもちろん、再現性の高い業務にもなりますね。

何より、私のような春から新入社員ですよっていう学生からしたら、めちゃめちゃありがたいですね！

方法

続いて、業務フロー図のやり方を順にご紹介していきます。

Step1：目的

まずは、なんのために業務フロー図を作成するのかを確認します。

こういう作業は、業務フロー図を作成すること自体が、目標になってしまっていることがあります。

「これ作ったけど、これやったけど、結局使ってないわ」ってよくあることではないですか？

そうではなく、いかにやったものを活用できるかだと思います。

なので、取り掛かる前に、作成後のことまで考えて行うようにします。

Step2：対象を決める

続いて、対象を決めます。

会社全体の業務フロー図を作成するのか、部署単位で業務フロー図を作成するのか、あるいは、プロジェクトごとに作成するのかを考えます。

これにより、対象となる業務が全然変わってきます。

Step3：業務内容を洗い出す

続いて、対象とする業務に必要な内容を洗い出します。

ここでのポイントは以下の通りです。

• 業務の始まりと終わりを定義しておく
• 時系列順に洗い出す
• 各業務に関わっている部署とともに洗い出す

このようなことを意識して、業務内容を洗い出します。

Step4：部門と大枠の流れを設定する

続いて、先ほど洗い出した業務内容を整理します。

この時に、全体の業務を通して出てくる部署や担当者、業務の分類を行います。

「取引先と営業部と管理部と制作部と…」や「この業務とこの業務は、申し込み段階だな。これとこれは、準備段階だな…」のようなイメージをしてください。

Step5：シートの用意

続いて、業務フロー図で使用するシートを用意します。

下の図を見てみらえるとイメージしやすいかと思います！

簡単に言うと、先ほど整理してもらった部署ごとや担当者ごとにシートを区切ったり、業務の大枠の流れごとに区切ったりなどします！

こんな感じで部署や担当者と業務の流れを軸にしたシートを用意します。

Step5：図形の決定

続いて、使用する図形を決定します。

業務フロー図では、いくつかの図形を使用します。

そのため、書く前にどの図形を使用するのか、を決定しておきます。

では、主に使われる図形をご紹介します。

• 開始終了図形
• プロセス、処理図形
• 判断図形

まず、開始終了図形は、プロセスの始まりと終わりを表します。

　　図形としては、角が角ばってない長方形ですね。

続いて、プロセス・処理図形は、一般的な業務を表します。

　　図形としては、一般的な長方形です。

最後に、判断図形は、そこによって進む方向が分かれる業務を表します。

ここがオッケーなら、次の段階に進めるけど、ダメなら、もう一度やり直す、というイメージです。

　　図形はひし形です。

Step6：シートに書き込む

最後に、整理した業務の流れをシートに書き込んでいきます。

それだけです！

ただ、この時のポイントが２つあります。

• 必要な図形を分類し、絞る
• なるべくシンプルに記入する

シンプルに、と言うのは、一目見ただけで分かる図にするためです。

また、図形というのが、業務フロー図では重要になります。

完成図を見てもらったほうが分かりやすいと思うので、図を２つ用意しました。

どちらの方が見やすいでしょうか？

おそらく上の方が見やすいんじゃないかなと思います。

この２つの図の違いは、図形を区別しているか、それだけです！

Step5でご紹介したような図形を用いて、一目で分かるような図にすることを意識するようにしましょう！

以上で、業務フロー図は完成になります。

Step7：おまけ

さっきのステップで業務フロー図は完成したのですが、１つ付け足すともっとよくなるものがあります。

それが、業務詳細の欄を加えることです。

そうすることで、業務フロー図自体がシンプルに作成できますし、疑問に思ってもその紙の中で解決することができます。

ぜひ、やってみてください！！

全体から分かること

こうやって見てみると、めちゃめちゃ分かりやすいですよね。

パッと見ただけで、ある程度の流れが分かりますし、部署同士の連携も分かります。

分析が必要なわけではないので、まだ、やってない会社があれば、やってみて損はないです。

例をあげてみると

例をあげましたが、少し難しいので、誰でも分かるような簡単な例でやってみようと思います！

例：テーマ

今回のテーマは、誰もがイメージできる飲食店にします！

例：業務フロー図

一般的な飲食店の業務フロー図がこちらです。

より深いイメージに繋がったでしょうか？

まとめ

業務フロー図は割と簡単に作成できるし、あったらめっちゃ便利。

これはやらない理由がないですよね？

私が例であげた、飲食店の業務フロー図は、あんなにイメージしやすいものがあるのかと思ってます。笑

今後も、なるべく皆さんの身近なものを例にあげて取り組みたいと思っています。

ここまで読んでいただきありがとうございました！

明日の投稿もお楽しみに〜